¿Qué documento ha recibido su empresa?
No todas las comunicaciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) tienen el mismo alcance ni los mismos plazos. Antes de decidir nada, conviene saber en qué fase está el asunto.
Visita de inspección
Qué es. Una actuación de comprobación en el centro de trabajo, que la Inspección puede realizar sin aviso previo (arts. 13.1 y 21.1 de la Ley 23/2015). No es, por sí misma, una infracción ni una sanción.
Orientación inicial. Pida la identificación de los funcionarios, atienda la visita, tome nota de lo que se solicita y de lo que se entrega, y conserve la diligencia o el requerimiento que le dejen.
Citación o requerimiento de comparecencia
Qué es. La Inspección puede exigir que el empresario o su representante comparezca y aporte documentación o explicaciones (arts. 13.3.b y 21.1 de la Ley 23/2015).
Orientación inicial. Revise fecha, lugar, persona citada y documentos solicitados. No ignore la citación: si necesita acudir asistido o tiene dudas sobre qué aportar, consúltelo antes de la fecha.
Requerimiento de documentación
Qué es. Una petición concreta de información o de documentos (por ejemplo contratos, nóminas, documentos de cotización o registro de jornada), que puede formularse tras una visita o por separado (arts. 13.3.c y 21.3).
Orientación inicial. Lea el alcance, el periodo y la fecha límite; entregue copia con justificante y no aporte documentos que no coincidan con la realidad. Si la petición es amplia o dudosa, conviene revisarla antes de contestar.
Requerimiento de subsanación o advertencia
Qué es. En lugar de iniciar un procedimiento sancionador, la Inspección puede advertir y requerir cuando las circunstancias lo aconsejen y no se deriven perjuicios directos para los trabajadores (art. 22.1). En prevención de riesgos puede requerir medidas dentro de un plazo (art. 22.2).
Orientación inicial. Es una oportunidad de corregir. Compruebe qué obligación señala y cuándo vence, y acredite la subsanación en plazo: no atenderlo puede llevar a que se levante acta.
Acta de infracción
Qué es. El documento que inicia el procedimiento sancionador: recoge los hechos comprobados, la infracción que se aprecia y una propuesta de sanción (art. 14 del RD 928/1998). No es una sanción firme.
Orientación inicial. Como regla general hay quince días hábiles, desde el día siguiente a la notificación, para alegar y aportar prueba (art. 17.1). Es el momento más importante para definir la defensa. Más detalle en alegaciones y recursos contra el acta de infracción.
Acta de liquidación de cuotas
Qué es. La que reclama cuotas de la Seguridad Social que la Inspección considera no ingresadas o ingresadas por defecto. Tiene su propio procedimiento (arts. 33 y 34 del RD 928/1998) y puede notificarse junto con un acta de infracción por los mismos hechos.
Orientación inicial. El art. 33.1 prevé quince días desde la notificación para alegar. No dé por hecho que rige el mismo régimen que en el acta de infracción: compruebe en la propia notificación el plazo y sus efectos. Más detalle en actas de liquidación de la Seguridad Social.
Resolución sancionadora
Qué es. La decisión motivada del órgano competente, que confirma, modifica o deja sin efecto la propuesta del acta (art. 20 del RD 928/1998). Contra ella cabe, en general, recurso de alzada en el plazo de un mes (art. 23).
Orientación inicial. Revise el pie de recursos: órgano, plazo y si agota o no la vía administrativa. Pagar o no pagar, y recurrir o no recurrir, son decisiones con consecuencias distintas que conviene valorar antes de que venza el plazo.
¿Qué hacer cuando una empresa recibe una actuación de la Inspección de Trabajo?
Siete pasos prácticos, pensados para un negocio que no dispone de departamento jurídico.
- Identifique la actuación. Visita, citación, requerimiento, acta o resolución. El encabezado indica el órgano, el número de expediente y el fundamento.
- Compruebe la fecha y el medio de notificación. Los plazos expresados en días se cuentan desde el día siguiente a la notificación y, salvo que la ley diga otra cosa, son hábiles: no cuentan sábados, domingos ni festivos (art. 30 de la Ley 39/2015). Las personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración (art. 14.2.a), y una notificación electrónica obligatoria se entiende rechazada si pasan diez días naturales sin acceder a ella (art. 43.2): no deje una notificación sin abrir.
- Revise la documentación requerida. Qué se pide, qué periodo abarca, en qué formato y hasta cuándo. Reúnala con tiempo y consérvela ordenada.
- Examine los hechos imputados. En un acta de infracción constan los hechos comprobados, los trabajadores afectados, la infracción apreciada y la sanción propuesta (art. 14 del RD 928/1998). Contraste cada dato con la realidad de su empresa.
- Identifique los plazos. Alegaciones, comparecencia, requerimiento, recurso de alzada, vía judicial: cada trámite tiene el suyo y no son intercambiables.
- Valore las posibilidades de defensa. Hechos, prueba, calificación jurídica, graduación de la sanción, identificación del sujeto responsable, competencia, prescripción y caducidad.
- Solicite asesoramiento cuando sea necesario. Lo ideal es hacerlo antes de contestar un requerimiento o de acudir a una comparecencia y, en todo caso, antes de que venza el plazo.
Colaborar con la Inspección no es renunciar a defenderse
La ley impone a empresarios y trabajadores deberes de colaboración durante la actuación inspectora (art. 18 de la Ley 23/2015), y la obstrucción a la labor inspectora es una infracción que puede ser muy grave, por ejemplo si se impide la entrada al centro de trabajo (art. 50 LISOS). Pero esa colaboración es compatible con ejercer los derechos de defensa: alegar, proponer prueba y recurrir.
- Atienda los requerimientos y facilite la documentación que sea exigible.
- No oculte, altere ni destruya documentos, ni aporte datos que no se correspondan con la realidad.
- Si tiene dudas sobre el alcance de lo solicitado, resuélvalas con asesoramiento, no ignorando el requerimiento.
Principales motivos de una inspección laboral
Una inspección puede tener su origen en una planificación de la propia Inspección, en una denuncia o en otra actuación (art. 20 de la Ley 23/2015). Estas son las materias que con más frecuencia generan expedientes contra pequeñas y medianas empresas.
Trabajadores sin alta y contratación irregular
No solicitar el alta de un trabajador en la Seguridad Social es infracción grave, que se computa por cada trabajador afectado (art. 22.2 LISOS), y puede ir acompañada de un acta de liquidación de cuotas. También se examina si el contrato se ha formalizado por escrito cuando la ley lo exige (art. 7.1 LISOS) y si la modalidad contractual es la adecuada.
Falsos autónomos
Cuando la Inspección considera que una relación mercantil o de autónomo encubre una relación laboral, puede reclamar altas, cotizaciones y sanciones. La calificación no depende del nombre del contrato ni de que haya facturas, sino de cómo se presta realmente el servicio.
Jornada, registro horario, horas extraordinarias y salarios
La empresa debe garantizar el registro diario de jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Incumplir los límites de jornada, descansos o el registro es infracción grave (art. 7.5 LISOS), y el impago o los retrasos reiterados en el pago del salario pueden ser muy graves (art. 8.1 LISOS).
Prevención de riesgos laborales y accidentes de trabajo
No evaluar riesgos, no planificar la actividad preventiva o no comunicar a tiempo un accidente grave son infracciones graves (art. 12 LISOS). Tras un accidente la Inspección investiga y puede proponer sanción, recargo de prestaciones y, si hay indicios, comunicarlo al Ministerio Fiscal. Es el supuesto con más responsabilidades paralelas: véase defensa de la empresa tras un accidente laboral.
Otras materias que también pueden dar lugar a actuaciones:
- Incumplimientos de cotización a la Seguridad Social
- Embarazo, lactancia y protección de la maternidad
- Igualdad y discriminación
- Acoso en el trabajo
- Empleo irregular de extranjeros
- Contratas, subcontratas y empresas de trabajo temporal
- Obstrucción a la labor inspectora
Si su caso se centra en alguna de estas materias, descríbanoslo con brevedad: cada una se analiza con sus propias normas y su propia prueba.
Actas de infracción y sanciones: cómo funciona el procedimiento
En pocas palabras: el acta de infracción es la propuesta de la Inspección; la sanción sólo existe cuando la resolución del órgano competente la impone. Entre ambas hay un trámite de alegaciones y prueba en el que la empresa puede discutir los hechos, su calificación y la cuantía propuesta.
Las fases, en breve
- Acta y alegaciones. El acta se notifica al presunto responsable, que dispone, como regla general, de quince días hábiles desde el día siguiente a la notificación para alegar y aportar prueba ante el órgano instructor (art. 17.1 del RD 928/1998). Si no alega, el acta puede considerarse propuesta de resolución.
- Instrucción y resolución. Tras estudiar las alegaciones, el instructor formula la propuesta y el órgano competente resuelve de forma motivada. El plazo máximo es de seis meses desde la fecha del acta; superado, el expediente caduca (art. 20.3), sin perjuicio de que pueda iniciarse otro procedimiento si la infracción no ha prescrito.
- Recurso de alzada. Contra la resolución sancionadora cabe, en general, recurso de alzada en el plazo de un mes (art. 23.1).
- Vía judicial. Agotada la vía administrativa, el orden competente depende de la materia (véase más abajo).
El procedimiento completo, con los motivos de defensa, la prueba y el cómputo de los plazos, se explica en alegaciones y recursos contra actas de infracción.
Presunción de certeza: qué se puede discutir
Los hechos constatados por los inspectores y formalizados en las actas con los requisitos legales tienen presunción de certeza, sin perjuicio de las pruebas que los interesados puedan aportar en defensa de sus derechos o intereses (art. 23 de la Ley 23/2015; en el proceso social, art. 151.8 de la Ley 36/2011). La presunción se refiere a los hechos constatados: las valoraciones, las inferencias del funcionario y la calificación jurídica pueden discutirse como cualquier otro elemento del expediente, y un defecto formal aislado no suele bastar por sí solo para anular un acta.
Dos decisiones que conviene tomar con el acta delante
Si la sanción es exclusivamente pecuniaria, la empresa puede manifestar su voluntad de pagarla antes de la resolución con una reducción del 40 %, a cambio de reconocer su responsabilidad y renunciar a alegar y recurrir en vía administrativa (arts. 14.6 y 17.1). Si el acta de infracción se extiende junto con un acta de liquidación de cuotas por los mismos hechos, la reducción del 40 % no se aplica y rige un régimen propio, con una reducción automática del 50 % sujeta a requisitos (art. 34 del RD 928/1998). Ninguna de las dos opciones es adecuada por defecto: véase alegar o acogerse a una reducción y actas de infracción y de liquidación concurrentes.
¿Dónde se impugna? Orden social y orden contencioso-administrativo
Las resoluciones sancionadoras en materia laboral y sindical se impugnan, en general, ante el orden social (art. 2.n de la Ley 36/2011). La Ley 36/2011 excluye, en cambio, las impugnaciones relativas a la liquidación de cuotas, las actas de liquidación y las actas de infracción vinculadas con ellas, y los actos de gestión recaudatoria (art. 3.f); en esos casos la vía es la contencioso-administrativa. Calificar bien el acto determina el órgano judicial y el plazo.
¿Cuándo conviene acudir a un abogado?
Cuanto antes, y sobre todo si el acta atribuye hechos que usted no comparte; si la sanción o la liquidación son relevantes para el negocio; si hay varios trabajadores o períodos afectados; si existe un accidente laboral; si la Inspección ha podido trasladar los hechos al Ministerio Fiscal; o si debe decidir entre pagar con reducción, alegar o recurrir. Con el plazo en marcha, una revisión temprana permite preparar la prueba con calma.
Consecuencias económicas, administrativas y penales
Un mismo hecho puede tener consecuencias de naturaleza distinta, que se tramitan por cauces diferentes. Distinguirlas evita decisiones precipitadas.
Infracciones y sanciones
La LISOS clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves. Según el texto consolidado, en materia laboral y de Seguridad Social las graves se sancionan, con carácter general, entre 751 y 7.500 € y las muy graves entre 7.501 y 225.018 €, con reglas propias para algunos supuestos (por ejemplo, la falta de alta de trabajadores, que se sanciona por cada trabajador afectado, o el impago de cuotas, que se gradúa sobre el importe no ingresado), con una escala propia para prevención de riesgos y reglas específicas de graduación según el supuesto (art. 40). Pueden añadirse sanciones accesorias en los casos previstos. La cuantía real depende de la graduación del caso.
Liquidación de cuotas
Es una deuda distinta de la multa. El acta de liquidación fija las cuotas reclamadas; si se confirma, debe ingresarse hasta el último día del mes siguiente a la notificación de la resolución, salvo que se garantice, y de lo contrario se inicia el apremio (art. 33.3 del RD 928/1998).
Reclamaciones y recargos
Los trabajadores pueden reclamar sus derechos (salarios, diferencias, daños), y el acta puede incluso consignar perjuicios económicos que sufran (art. 14.3 del RD 928/1998). Si un accidente se debe a la falta de medidas de seguridad, las prestaciones se incrementan entre un 30 % y un 50 % según la gravedad de la falta; ese recargo recae directamente sobre el empresario infractor y no es asegurable (art. 164 LGSS).
Sólo si concurren los elementos del delito
Una infracción laboral no es automáticamente un delito. Si la Inspección aprecia indicios, debe dar cuenta al Ministerio Fiscal (art. 17.3 de la Ley 23/2015), pero la responsabilidad penal exige que se cumplan los requisitos del tipo concreto. Véase el apartado siguiente.
¿Cuándo puede entrar en juego el Derecho penal?
Sólo en supuestos tasados y cuando se dan todos los elementos del delito. Por ejemplo: imponer a los trabajadores condiciones laborales o de Seguridad Social que perjudiquen sus derechos mediante engaño o abuso de situación de necesidad, o dar ocupación simultáneamente a una pluralidad de trabajadores sin comunicar su alta cuando se superan los umbrales porcentuales que fija la ley (art. 311 del Código Penal); defraudar a la Seguridad Social por encima de la cuantía legal (art. 307); o, en prevención, no facilitar los medios necesarios con infracción de las normas y estando legalmente obligado, poniendo en peligro grave la vida, la salud o la integridad física de los trabajadores (art. 316), con una modalidad por imprudencia grave (art. 317). Tras un accidente podrían examinarse, además, los delitos de homicidio o lesiones por imprudencia (arts. 142 y 152) si concurren sus elementos.
Si la revisión del expediente apunta a un riesgo de este tipo, la defensa debe coordinarse con el área penal del despacho: consulte cómo actúa la defensa penal de empresas.
El empresario individual y el administrador de una pequeña sociedad
Si es autónomo con trabajadores, el sujeto responsable de las obligaciones laborales y de Seguridad Social es usted como empleador (art. 2 LISOS): no hay una sociedad que interponga entre la sanción y su patrimonio. Si actúa a través de una sociedad, la sanción administrativa se impone, en principio, a quien incurre en la conducta tipificada (en la relación laboral, el empresario, que es la sociedad). No existe una responsabilidad personal automática del administrador por el mero hecho de serlo: debe analizarse su intervención, su conocimiento y si una norma concreta le atribuye responsabilidad.
En el ámbito penal ocurre lo mismo. Cuando los hechos de prevención de riesgos se atribuyen a una persona jurídica, el Código Penal sitúa la responsabilidad en los administradores o encargados del servicio que hayan sido responsables de los mismos y en quienes, conociéndolos y pudiendo remediarlo, no hubieren adoptado medidas para ello (art. 318). Es una atribución que exige prueba de la conducta individual, no una consecuencia automática del cargo.
¿Cómo podemos ayudarle?
En San Miguel Loyola Abogados estudiamos cada actuación inspectora a partir del documento que usted ha recibido y de la situación real de su empresa. Según el caso, el trabajo puede incluir:
Estudio del expediente y de los requerimientos
Análisis del acta o de la citación, de los plazos en curso y de los documentos solicitados.
Preparación de comparecencias
Revisión previa de lo que se va a aportar y de cómo atender la citación.
Revisión de actas de infracción
Hechos, tipificación, graduación, sujeto responsable y posibles defectos con incidencia en la defensa.
Estudio de la prueba y alegaciones
Ordenación de la documentación y preparación del escrito de alegaciones dentro del plazo.
Recursos administrativos
Recurso de alzada contra la resolución sancionadora o liquidatoria.
Impugnación judicial
Demanda ante el orden social o recurso contencioso-administrativo, según corresponda.
Asesoramiento ante posibles responsabilidades penales
Valoración de si los hechos pueden tener relevancia penal y de cómo proteger a la empresa y a las personas físicas.
Coordinación de la defensa empresarial
Cuando concurren responsabilidades administrativas, de Seguridad Social, laborales o penales, una estrategia común y coherente.
El alcance concreto de cada encargo se define con usted al comienzo. Un pequeño empresario puede acudir al despacho para un asunto concreto, como estudiar un acta o preparar unas alegaciones, sin necesidad de contratar un servicio jurídico permanente.
Cómo empezar
- Cuéntenos qué ha recibido. Por el formulario, por teléfono, por WhatsApp o por correo, indicando el tipo de documento y la fecha de notificación. No hace falta enviar el expediente completo en este primer contacto.
- Revisamos el documento y los plazos. Comprobamos de qué actuación se trata, qué plazo corre y qué cuestiones jurídicas plantea.
- Le proponemos cómo actuar. Le explicamos las opciones razonables y, si procede, las actuaciones que podemos realizar y sus condiciones, sin compromiso de resultado.
Quién le atiende
San Miguel Loyola Abogados es un despacho con sede en Madrid (C/ de la Infanta Mercedes 105, 2º C, 28020) y actuación en toda España. Su dirección profesional corresponde a D. Daniel San Miguel Manso (codirector) y D. José Alberto Pérez Álvarez (socio director), abogados del Ilustre Colegio de la Abogacía de Madrid (ICAM), con el apoyo del equipo jurídico del despacho. Puede conocer al equipo en la página El equipo.
San Miguel Loyola Abogados presta asesoramiento y defensa jurídica a particulares, trabajadores y empresas. La aceptación de cada encargo está sujeta a la comprobación previa de posibles conflictos de intereses y al cumplimiento de las obligaciones de independencia, lealtad y secreto profesional establecidas en la normativa deontológica de la Abogacía. No prometemos resultados: que un expediente se archive, la sanción se reduzca o un acta se anule depende de los hechos, de la prueba y del derecho aplicable en cada caso.